BLOG

La unificación del estilo en la redacción de documentos como herramienta de marketing en los despachos profesionales

28 octubre, 2022

En este artículo se analiza y se pone algún ejemplo de lo que debería ser un manual de redacción de documentos. La vinculación entre esta herramienta de marketing es total, pues la forma de presentarse una firma, ya sea oral o escrita tiene mucha importancia a la hora de dirigirse a los clientes. No es suficiente con que todos los empleados, profesionales y colaboradores de una firma cuiden mucho la presentación, sino que es imprescindible que haya una cierta unidad de criterios.

En una firma profesional (al igual que ocurre en muchas empresas) es bastante frecuente observar que cada uno tiene una forma de hacer las cosas distinta a la de otro compañero. Esta situación no contribuye para nada a dar una buena imagen de la asesoría. Por ejemplo, y sin ir más lejos, pensemos en un cliente que recibe circulares y cartas procedentes de distintos miembros de la firma, cada una de ella con estilos totalmente diferentes. Es evidente que la imagen que se está transmitiendo no es precisamente buena, incluso aunque las distintas presentaciones guarden un cierto parecido entre sí.

Para evitar una situación de cierta anarquía, es imprescindible unificar, y para ello es muy útil crear una pauta escogida más o menos por todos o parte de los miembros del equipo humano de la firma.  Así, por ejemplo, en algunos despachos, el manual está abierto a las continuas mejoras que puedan hacer los miembros del equipo humano, pero siempre contando con el asentimiento de todos. En otros casos se recurre a la ayuda de un especialista externo.

Evidentemente, además de la cuestión de presentación gráfica de un escrito, es fundamental la redacción. Hay unos mínimos que toda firma debería exigir a sus empleados,  relativos a la exposición de las ideas, que a poder ser debería ser secuencial, sistemática y muy precisa. Puesto que cada vez parece que a la gente le cuesta más leer, cuanto más se facilite esta labor, mejor. Por supuesto que la informática ha ayudado mucho a mejorar las presentaciones y ha evitado aquellas situaciones de antaño en que por un solo error tenía que repetirse todo. Sin embargo, no es suficiente. Tanto el tipo y medida de la letra utilizada, la separación de los párrafos, la existencia mayor o menor de negritas, notas a pie de página, las comillas, la encuadernación, los títulos, etc., pueden llegar a influir en la imagen que dé un texto. Aunque la estética no lo es todo, ayuda.

A continuación, veremos algunos puntos que suelen contemplarse en un manual de redacción:

  1. Párrafos: En algunas firmas exigen que los párrafos estén numerados, sin embargo, lo que es realmente importante es que no queden cabos sueltos y frases descolgadas. Es decir, ha de haber una cierta coherencia y ha de procurarse que cada párrafo exprese una idea concreta, o que al menos no se haga referencia a la misma de forma caótica en distintos párrafos, todos ellos muy separados entre sí.
  2. Estilo del contenido:
  • Cuanto más sintético y directo sea mejor. Enrollarse, repetir, darle vueltas a las cosas, no sirve para aclarar ideas. Por el contrario, divagar en exceso puede hacer perder de vista lo esencial.
  • Es importante seguir una sistemática u orden lógico. Aquello que se estudiaba en el colegio de “planteamiento, nudo y desenlace” todavía está en pié, por ello, si el documento que ha de hacerse es extenso puede ser recomendable para su autor elaborar un pequeño esquema.
  • Tanto por motivos estéticos como de claridad, es importante que las dimensiones de los párrafos no varíen sustancialmente entre sí. En un manual de redacción pueden establecerse más o menos las líneas que deben contener.
  • De cara a facilitar el archivo de documentos, así como para referenciarlos, si es el caso, resulta muy práctico incluir una pequeña referencia del mismo a pie de página.
  • Una de las cosas que suele preverse es la forma utilizada para enfatizar una idea. Así, a veces se excluye el uso de negritas, permitiendo, exclusivamente el subrayado, si bien para casos excepcionales.
  • La utilización de gráficos y números puede facilitar la comprensión de una idea por parte del cliente. De todos modos, la forma de hacerlos debe preverse en el manual, pues hay muchas maneras de hacer las cosas, y a poder ser ha de buscarse la unificación. Nos referimos, por ejemplo, a los esquemas, a los cuadros de relaciones, a las barras, a las estadísticas, balances, liquidaciones, etc. De nuevo la informática puede servir de gran ayuda, pues la utilización de un mismo programa por parte de todos evita las dispersiones.
  • La conveniencia o no de incluir una conclusión al finalizar un dictamen o un trabajo puede preverse en el manual. Dado que a menudo las explicaciones que contienen los escritos jurídicos son un tanto farragosas, pero casi siempre inevitables, el cliente agradece que le ayuden a entender lo esencial con una conclusión. Es importante que la firma prevea esta cuestión, pues mientras que unos verán clarísima su necesidad, acaso otros no.
  • El uso de frases de cobertura ya empieza a ser algo del todo habitual en las asesorías. Más que una forma de cubrirse y de eximirse de responsabilidad (pues en la práctica debe hacerse frente a la misma), es un recordatorio de que el profesional no es infalible y de que equivocarse es del todo humano. Por ejemplo: “salvo error u opinión mejor fundada”.
  • La forma de incluir las citas. Por ejemplo: entre comillas, versalita, párrafo separado y sangrado.
  • Las notas a pie de página. En realidad, prácticamente lo que deberá hacerse es llegar a un acuerdo sobre las instrucciones que se le han de pedir al ordenador para hacerlas. Es decir, por ejemplo, si han de estar al final de la página, o del documento completo, e incluso si han de estar separadas o no por un subrayado.
  • La inclusión o no de un sumario. Aunque puede determinarse como una opción a utilizar o no, también es posible establecerlo como preceptivo a partir de un cierto número de páginas.
  • Los títulos empleados han de permitir la identificación del contenido del texto. Aunque pueda parecer una afirmación de “Pero Grullo”, no siempre se tiene en cuenta.
  • Las faltas de ortografía y de gramática, que pueden llegar a desmerecer un texto. Hoy en día, los programas informáticos permiten alcanzar un cierto nivel de corrección, sin embargo, no son infalibles. Aunque algunas firmas tienen en plantilla algún corrector de textos, no siempre es así. Por ello, el repasar los textos antes de entregarlos ha de ser una norma de ineludible cumplimiento.
  • También debe haber un acuerdo en relación a la numeración de las páginas.  Aunque existen programas informáticos para cumplir esta función, estos presentan distintas opciones, y debe haber un mínimo acuerdo en relación a la escogida.
  • La forma de hacer las cabeceras también debe establecerse a nivel de toda la firma.
  • Papel utilizado para cada tipo de documento: notas, informes, dictámenes, etc.
  • Tipo y medida de letra utilizada.
  • Presentación en: cartas, e-mail  (fecha, forma de dirigirse, etc.).
  • El logo y otros símbolos que contribuyen a crear la imagen corporativa. Aunque no son estrictamente de redacción, sí suelen incluirse en los escritos. Siguiendo esta misma línea, también pueden establecerse unas reglas para hacer las notas de prensa o bien los comunicados a los clientes.
  • La terminología utilizada, sobretodo en determinadas cuestiones, temáticas y situaciones que acaban siendo repetitivas. Es decir, no es bueno que para una misma cosa se emplee una terminología distinta. Por una parte, porque confunde al cliente (que quizás en otra situación se le habló en términos distintos) y por otra porque dificulta la labor de archivo de documentos.

Para terminar, decir que en estos manuales también se pueden incluir los formularios y modelos más comúnmente utilizados. Por ejemplo: solicitudes, contratos, cartas, circulares, etc. Pueden ser tanto confeccionados por la propia firma, como integrados en programas informáticos especializados o en manuales.

Si estáis pensando en analizar todos estos aspectos os recomendamos que hagáis un vistazo a nuestro servicio MK Contenidos seguimos nuestro propio estilo e intentamos adaptarnos al discurso y lenguaje de la mayoría de despachos profesionales del sector. Aportamos contenidos de actualidad de temática fiscal-contable, laboral y mercantil-jurídico. Son contenidos que deben ser entendidos y a la vez atractivos para el cliente del despacho profesional.

ÚLTIMOS ARTÍCULOS

Los 5 cambios necesarios para la evolución en los despachos profesionales

El objetivo principal de un negocio es asegurar su prosperidad. En función de esto, es necesario que supere los objetivos que se proponga de manera constante y sin interrupción. Sin embargo, para esto es necesario que la empresa cuente con una eficiencia en la comunicación y, en general, que tenga un funcionamiento fluido. En este […]
LEER MÁS

La visita de captación de nuevos clientes es un arte, pero también se apoya en una metodología

Dicen que la primera impresión es lo que cuenta o, al menos, la que cuenta mucho. Por tanto, el comercial debe tenerlo todo perfectamente preparado e intentar encauzar bien la entrevista desde el principio. No puede esperar ir ganándose al cliente a medida que transcurre la entrevista, sino que tiene que hacérselo suyo casi nada […]
LEER MÁS

Cómo facilitar el marketing de contenidos de tu despacho profesional

El marketing de contenidos es una tarea imprescindible. A todos los profesionales del derecho les encanta hablar acerca del tópico al que se dedican. Dar consejos, resolver dudas, postear imágenes en Instagram, etc., son las tareas que hay que realizar en esta área del mercadeo digital. En este sentido, ¿Existe una forma de facilitar la […]
LEER MÁS

¿Qué es un directorio profesional online y cómo te puede ayudar?

Es muy probable que no sepas lo que es un directorio profesional online y la manera en la que este puede ayudarte a conseguir nuevos clientes. Es por esto por lo que en MCPS creemos que es crucial que puedas familiarizarte con este término y que puedas sacarle el máximo partido posible. ¿No sabes por […]
LEER MÁS

Cómo impactan las redes sociales en despachos como el tuyo (y que quizás ignoras)

Para entender mejor la importancia que tienen las redes sociales en la actualidad y como valor real para las empresas, basta con ver las cifras que éstas mueven. En el pasado año 2022, los usuarios de redes sociales llegaron a un total de 4.700 millones en julio de 2022, lo que supone un crecimiento de […]
LEER MÁS

9 ventajas del posicionamiento SEO en la creación de tu página web

Cuando creamos una página web, siempre tenemos que tener en cuenta varios aspectos, y uno de ellos es el SEO. Si queremos tener una página web con tráfico y que tu contenido o productos lleguen a más clientes, el posicionamiento SEO es tu mejor herramienta. El SEO en nuestra página web, es de suma importancia, […]
LEER MÁS

Los aspectos primordiales en la página web de tu despacho

Como abogados, es imprescindible para atraer clientes hoy en día, crear nuestra propia página web. Es una solución que nos permite ofrecer nuestros servicios a un abanico más grande de clientes. Además, nos permite expresarnos con el mundo a través de artículos de blog, como lo estamos haciendo justo ahora. En este artículo en especial, […]
LEER MÁS

Inbound Marketing para despacho de abogados: 5 tips para tener una estrategia exitosa

El Inbound Marketing es una metodología que le vendría genial a tu despacho de abogados. En este artículo, te contamos cómo crear tu primera estrategia.
LEER MÁS

Las pautas prácticas para un buen email marketing

Cualquier gran plan de email marketing debe dividirse en varias acciones que permitan dirigirte especialmente a todos los contactos que integren tu base de datos. No solamente como estrategia de segmentación en relación a sus gustos o necesidades, sino en función también a la clase de suscripción que tengan activada.
LEER MÁS

Marketing digital para despachos profesionales

Cuando a una persona se le presenta un problema legal, lo más normal es que acuda a un abogado o despacho de abogados. Una de las maneras en la que los usuarios recurren a estos profesionales, es por medio de internet. Una vez que encuentran una opción cerca de su lugar de residencia, el siguiente paso que realizan es ingresar a la web, un factor importante para saber si contratan o no tus servicios.
LEER MÁS

MKcontenidos: cómo crear contenido de calidad sin esfuerzo

Nuestra solución MKcontenidos es pensada para aquellas personas que encuentran dificultades o no tienen tiempo para dedicarse a crear contenido.
LEER MÁS

Elementos fundamentales del mailing para conseguir resultados

A continuación, describiremos la puesta en práctica del mailing, sea en formato papel o sea en formato digital (correo electrónico), cuyos elementos fundamentales son: la base de datos de potenciales clientes, el mensaje y el seguimiento telefónico.
LEER MÁS

El recorrido del consumidor y por qué debes analizarlo en tu despacho

La medición es la madre de todas las ciencias. En muchas ocasiones, queremos mejorar nuestro desempeño económico y no sabemos que el lugar perfecto para empezar es la medición. En este artículo, te hablaremos acerca del recorrido del consumidor en tu despacho, cómo puedes medirlo, mejorarlo y obtener beneficios económicos a partir de eta mejora.
LEER MÁS

Cómo tener un blog corporativo exitoso

Tener un blog corporativo es muy recomendable para toda empresa. Se trata de una muy buena herramienta que ayuda a exponer proyectos, servicios y más.
LEER MÁS

Un plan de comunicación para mi despacho profesional

En primer lugar, empezaremos por definir qué entendemos por comunicar. Es algo tan sencillo, y a la vez tan complejo, como dar a conocer algo.
LEER MÁS

Porqué el email marketing es una buena estrategia para tu despacho profesional

El email marketing es una buena estrategia para tu despacho profesional.
LEER MÁS

Nunca fue tan fácil publicar el contenido directamente en tu blog 📲

Si dispones de un blog en WordPress, puedes publicar de forma fácil y rápida contenidos de MKcontenidos para que siempre esté actualizado. Y es que la gestión de un blog requiere tiempo. Por un lado, está el ponerse a escribir, el factor tiempo: cuándo me pongo, cada cuánto me pongo… y por otro, qué escribo, […]
LEER MÁS

Planificación y tareas en la actividad comercial de un despacho profesional

En el departamento de desarrollo de negocio de una asesoría, los profesionales que lo forman, deben dejar constancia de sus objetivos más inmediatos, las acciones realizadas y los resultados obtenidos. Como ejemplo ilustrativo, veamos lo que nos dice el socio responsable de expansión y crecimiento de una asesoría de tamaño medio (30 trabajadores): ¿En qué […]
LEER MÁS

“Mil motivos” y razones que justifican la publicación de un boletín informativo por parte de un despacho profesional

¿Qué mejor forma para una firma para promocionarse, que demostrar su prestigio y categoría con hechos, o con obras o escritos realizados (o a veces no) por ellos mismos? Mejor que decir “sabemos mucho” es demostrar que realmente se sabe mucho. Además, hay que pensar que lo que está escrito no es algo etéreo, como […]
LEER MÁS

Reflexiones y consejos sobre el estado del marketing en las asesorías

Como bien sabemos el marketing se ha convertido en una pieza imprescindible dentro de la gestión de las asesorías ¿Cuáles son sus principales ventajas? Muchas: el aumento de clientes y de beneficios, la mejora de la información, tanto interna como externa, así como una mayor preparación frente a posibles cambios, y un control superior sobre […]
LEER MÁS
1 2 3 8
Prueba 15 días MKcontenidos Gratis
cross