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Las Intranets una herramienta de comunicación y gestión del conocimiento cada vez más habitual en la mayoría de despachos profesionales

24 enero, 2012

Los despachos profesionales, a medida que van creciendo o que consolidan su actividad, pueden ver cómo aumenta la complejidad de la comunicación y de la gestión de la información en su organización. No es de recibo decir que cuantas más personas trabajan en un despacho, se producen más mensajes, más información y más conocimientos que compartir. A esta realidad se le suma que el profesional cada vez trabaja menos «aislado» y ejerce sus funciones en equipo o con parte del trabajo de otros miembros del despacho.

A veces se producen vicios o inconsistencias que impiden crecer al despacho: perseguir a subordinados o compañeros para consultar iniciativas; localizar documentos, plantillas, datos sobre clientes y órdenes u objetivos son tareas que repercuten en la eficiencia del servicio. Es un tiempo que se debería dedicar a otras funciones.

Los problemas no acaban ahí: la comunicación dentro de una organización suele quedar pervertida por la interpretación que pueden hacer las personas sobre un mensaje que parecía muy claro. Otras cuestiones negativas se refieren a la pérdida de documentos. Cualquier profesional, en ocasiones, ha sentido la frustración de buscar documentación que ya había usado con anterioridad y que, por descuido o por no tener un sistema con ciertos criterios de almacenamiento, no logra localizar. En otros casos, no es posible asegurar que los documentos que ha usado un profesional sean compartidos con otro, perdiéndose de esta manera capital intelectual.

Frente a todas estas contrariedades e inconvenientes cada vez más importantes por la tremenda competencia del sector de los despachos profesionales y por la irrupción de las tecnologías de la información, se tienen que buscar alternativas que mejoren la eficacia del tiempo y optimicen el capital humano del despacho.

Definición y características

Una de las soluciones que mejor se adaptan a la realidad de los despachos profesionales por su dinamismo, por la adaptación al día a día cambiante y por el sentimiento de cultura de empresa que se genera es, sin lugar a dudas, la intranet. Existen otras opciones documentales válidas, pero ésta cuenta con valores muy interesantes y útiles:

Permitir el establecimiento de procesos de gestión de la información. Una intranet es un espacio en el cual se pueden centralizar todo tipo de documentos susceptibles de ser usados por la organización, la dirección y uno o varios departamentos. Por ejemplo:

  • Las plantillas que garantizan nuestra imagen corporativa. Así, todo el mundo trabajará con la misma versión de la plantilla, al estar en un espacio al cual todas las personas del despacho tienen acceso. ¿Cuántas veces se ha enviado un fax con una plantilla desfasada en el despacho? ¿A cuántos trabajadores se ha podido molestar para localizar la plantilla para presentar dictámenes?
  • Memorias, dictámenes, etc., quedan guardados en la intranet, por lo que cualquiera puede saber por dónde se mueve la firma. Además, ¿no puede servir el dictamen de un profesional para la resolución del problema de un cliente diferente que lleva otro profesional? ¿No radica el éxito de un plan estratégico en el hecho de que todo el mundo lo conozca y valore cuáles son los factores de éxito?
  • Procedimientos, instrucciones e indicadores son documentos que, al ser de dominio público y estar en un mismo lugar, pueden ser localizados por personas que no se ocupen de ellos habitualmente. Si tenemos una baja inesperada de algún profesional, ¿acaso no es mejor disponer en una intranet del conjunto de trabajos que realizaba esta persona?

Capacitar, responsabilizar y dar autonomía a los individuos de la organización. Como hemos visto en el punto anterior, se trata de tener un sitio claro en donde localizar la información necesaria y fiable de la organización. Actuar con rapidez y eficacia permite a los profesionales de un despacho utilizar su tiempo en dar servicio al cliente, no en buscar información una y otra vez. Creando un espacio de fácil uso se otorga autonomía al profesional.

Poner al servicio de todos el conocimiento personal de cada individuo. Se genera capital humano o se gestiona correctamente el conocimiento cada vez que un profesional habla de su experiencia, cursos, planteamientos o hallazgos, entre otros. Se genera capital humano retroalimentado cuando eso se hace de una forma eficiente y eficaz en una misma intranet, ya que se aprovecha y puede ser utilizado por otras personas.

Optimizar los recursos informáticos. Podemos colgar actualizaciones de nuestros programas ofimáticos o antivirus, entre otros, para que todo el mundo tenga un fácil acceso a ellos.

Por último, destacamos como una de las potencialidades de la intranet, que es un medio para fomentar la cultura de la firma.

Como podemos ver, una intranet almacena información para todo el personal del despacho, la organiza para que pueda ser localizada, la distribuye para que todo el mundo tenga la información necesaria y, además, la socializa, ya que todo el mundo tiene acceso a ella. Este último punto hace que, por su dinamismo, una intranet suponga una solución mucho más adecuada para el sector. Los profesionales de un despacho, aunque sean pocos, saben que cuentan con un recurso modelo y de referencia.

Tipologías para diferentes necesidades

Intranet off-line. Se trata de un tipo de intranet que existe únicamente en la red de los ordenadores del despacho. Todo queda encerrado entre las cuatro paredes de la organización, garantizando la confidencialidad de todos los datos o documentos. Cualquier ordenador conectado a otro tiene acceso. Las limitaciones de este sistema radican en que la responsabilidad de conservación de los datos y documentos corren a cuenta de la propia organización. Otra desventaja se centra en el mantenimiento, ya que se debe contar con un servidor muy potente y personal especializado por si en algún momento falla el sistema.

Intranet on-line. A diferencia del anterior tipo, esta Intranet se puede consultar on-line, con lo cual un profesional, sin estar en el despacho, podría trabajar con los documentos depositados o con los mensajes existentes en ella. Además, se solventa el problema del mantenimiento, puesto que se encarga de ello un servidor externo. Incluso, aunque parezca paradójico, la velocidad de acceso on-line es más rápida que la velocidad de una red interior. Entre las desventajas, destaca la falta de seguridad y de confidencialidad de los datos. Por ello, en la actualidad los servidores que dan acceso a una intranet on-line ofrecen sistemas de seguridad y de encriptación de datos. Finalmente, el punto más negro de esta alternativa es la necesidad de conectarse a Internet, ya que sin conexión no se puede trabajar.

En la actualidad, la segunda opción ofrece precios más asequibles. En cambio, la otra ofrece mayores posibilidades de personalización. Ambas son válidas para un tipo u otro de despacho profesional.

Factores de éxito

La persona responsable de diseñar la intranet debe plantearse cuáles son los objetivos de ésta y qué problemática pretende resolver.

La intranet debe ir cogida de la mano de un cambio de la cultura del despacho. No se trata de una solución tecnológica, sino estratégica.

VentajasDesventajas
Reducción en gastos de infraestructura.Eliminación de información redundante.
Creación de datos objetivosDiseño inadecuado.
Contacto directo entre los individuos y la dirección.Dificultad y lentitud en su acceso.
Cultura organizativa común.Sólo es una parte del sistema de gestión de la información.
Creación de una atmósfera que englobe el trabajo en equipo, la flexibilidad y la innovación.No proporciona por si misma una ventaja competitiva, se tiene que trabajar con ella.
Dinamismo en la publicación de contenidos.Falta de actualización de contenidos.

Pasos en la implementación

Una vez que el despacho ha apostado por la intranet, se recomienda que tenga en cuenta diferentes fases o aspectos que pueden servir para optimizar la inversión:

¿Para qué queremos la intranet?

  • Definir qué se quiere conseguir.
  • Tener claro los beneficios que se conseguirán y cómo repercutirán en el valor del despacho.
  • Elegir a los responsables de la implantación.

¿Qué información queremos guardar en la intranet?

  • Determinar qué tipo de información externa (BBDD Jurisprudencia, formularios, etc.) o interna necesitan los profesionales.
  • Ver qué información es útil para compartir y cuál no.

¿Cómo queremos organizar la intranet?

  • Buscar una forma clara de distribuir los contenidos para los profesionales.
  • Determinar cuál será el sistema para colgar documentos, buscando la máxima facilidad.
  • Fijarse en requerimientos como completar la intranet con fórums, servicio de avisos, correos internos…

¿Cómo queremos la intranet?

  • Establecer unos criterios de diseño que sean de fácil aprendizaje para el profesional.

¿Qué vamos a colgar primero?

  • Concretar fases y plazos temporales para saber qué información se colgará antes y qué información se colgará después.

¿Cómo la haremos funcionar?

  • Establecer periodos de formación para los miembros del despacho.
  • Llevar a cabo una promoción interna desde el primer momento para generar interés.

¿Cómo la vamos a mantener?

  • Establecer un calendario de mantenimiento.
  • Hacer un control de la calidad de los contenidos.
  • Crear un procedimiento para actuar en caso que falle el sistema (los teléfonos de los proveedores, por ejemplo).

¿Cómo sabremos si ha tenido éxito?

  • Elaborar formularios de encuestas.
  • Estudiar el uso de la intranet.
  • Evaluar beneficios en la actividad diaria del despacho.

Desde Experiencia Jurídica realizamos proyectos de intranets que cubren las necesidades de los despachos profesionales.

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