La extranet o área privada puede definirse como un espacio personalizado (zona Web) para cada cliente, donde éste podrá descargarse todos los documentos que le envíe su asesor: declaraciones, nóminas, contratos, anuncios, etc., a través de un sistema de identificación seguro, basado en la introducción de usuario y contraseña (login y pasword).
Algunas características comunes que se dan en todas las Extranets son las siguientes:
- Normalmente se puede acceder a la Extranet a través de su propia página web. Garantizando la total personalización e integración en su espacio electrónico.
- El cliente dispone de unas contraseñas únicas con las que accede a su espacio personal.
- Se pueden crear grupos de clientes para enviar información específica, por ejemplo: grupo de clientes de laboral; grupo de clientes de fiscal..etc.
- Cada vez que cuelga un documento, se suele generar un correo electrónico de forma automática que va a parar al buzón del cliente para avisarlo de las actualizaciones.
En todas las Extranets suele existir un menú de Administrador:
- Podrá dar de alta y de baja a usuarios y clientes.
- Dispone de distintos perfiles de usuario entre los que se encuentran sus propios miembros del despacho y los clientes. Así como la posibilidad de crear grupos de clientes.
- Suele existir un espacio para colgar anuncios comunes e importantes para sus clientes.
- Asimismo, a través de un directorio de carpetas podrá colgar información y transmitir gran cantidad de datos con total seguridad y sin coste adicional; segmentando esa información en función del grupo de clientes generales o cliente en especial.
- Sus clientes también podrán enviarle datos de una forma ágil y rápida desde su Oficina Virtual. Ahorrando gastos de mensajería, impresión de papeles y sobretodo, asegurando que los documentos llegan en el momento deseado.
En resumen una Extranet le permitirá, por tanto, contar con una zona privada para clientes para atender a sus necesidades y organizar todos los documentos derivados de los servicios prestados. Estableciendo una canal comunicación privado y dinámico que permite la total fidelización del cliente.
