Vivimos en una época diversa, cultural y tecnológicamente hablando. Cuando se trata de programas, tenemos los necesarios en nuestra empresa como para que esta funcione de forma eficaz. Sin embargo, hay algo que poco te cuentan acerca de la integración de software en el despacho. En este artículo, te mostramos las consideraciones que debes tener en cuenta cuando realizas esta actualización.
CRM, ERP, software personalizados y cualquier tipo de herramienta digital que uses en el día a día, nunca será usada por sí sola. Siempre existirá otros programas que utilices, no por facilidad, sino por necesidad. Ejemplo de esto son las redes sociales y el Internet, en donde debemos compartir nuestro contenido para lograr la mejor visibilidad.
Algunos despachos utilizan Dropbox, Google Drive o cualquier tipo de almacenamiento en la nube para su gestión documental. La integración de software en tu despacho es un procedimiento que permite que todos los programas que uses intercambien información entre sí, sin que el usuario lo note.
Diferencia entre conexión e integración
Como director de despacho, es necesario conocer lo que contratas. Los términos “conectar” e “integrar” suelen ser confundidos por muchas personas. Lo cierto es que la conexión es cuando dos sistemas o programas pueden intercambiar información mutuamente y funcionar en paralelo, realizando peticiones una a la otra.
El problema con la conexión es que los programas solo se relacionan en sus entradas y salidas de información. No hay nada que tengan en común. La integración, en cambio, relaciona los sistemas con una base de datos común. Por esta razón, la información en todos los lugares se encuentra disponible y actualizada todos los días.
¿Todos los sistemas son integrables?
Las integraciones de software siempre serán útiles para tu despacho. Sin embargo, es raro que funcionen al 100%. No se trata de un problema con el equipo de desarrollo que lleva a cabo la integración, sino más bien algo natural, propio del programa que utilizas. Por esta misma razón, es que las integraciones son imposibles en algunas ocasiones.
Los proveedores de software crean una solución para este problema. Por lo general, crean una API que permita la conexión entre los sistemas de tu empresa. Google Drive lo ha hecho, y deberías contactar con tu proveedor de software si aún no ha creado una.
Consejos en la integración de software para despacho
En el proceso de integración de software en tu despacho, quieres que todo funcione a la perfección. Necesitas que Google Drive se integre de forma natural o, en su defecto, la plataforma que utilices para gestionar los documentos que emites. A continuación, te damos algunos consejos que deberías seguir para que no haya ningún problema en este aspecto.
No subestimes el proceso
La integración de sistemas puede sonar como un objetivo a perseguir bastante fácil, alcanzable por tu equipo de TI. Sin embargo, esto significa horas de desarrollo, una responsabilidad bastante grande y la creación de competencias para que tu equipo lleve a cabo. No debes subestimar ninguna parte del proceso.
Asigna un responsable
La integración de software en tu despacho es un proyecto de desarrollo tan complejo como crear un sistema nuevo, con la ventaja de que reutilizas algunas funciones, creadas durante el desarrollo de las tecnologías a integrar. Es necesario que asignes un líder de proyecto, y que este defina todas las etapas del desarrollo de la solución.
Realiza una buena selección de personal
En tu departamento de informática se deben encontrar los mejores profesionales en el sector de la tecnología. Estos deben tener competencias en integración, manejo de API y desarrollo de software. Este es un mundo bastante grande, y en tu proceso de selección, es necesario que priorices la solución de problemas y las técnicas de desarrollo de soluciones.
Considera las actualizaciones y el mantenimiento
Las compañías suelen actualizar sus API, manejar sus funciones y crear algunas nuevas para facilitar el trabajo. Del mismo modo, los sistemas que utilizas suelen tener actualizaciones de rendimiento o funcionalidad. Estas dos van a generar que, en algún momento, la integración deje de funcionar. Por esta razón, es necesario que actualices el software y crees una nueva solución a través del mantenimiento.
En este artículo, te hemos mencionado lo que es la integración de software y cómo beneficia a tu despacho. También hemos hecho una selección de las cosas que debes tener en cuenta a la hora de integrar en un solo sistema todos los programas que usas. Esperamos que tengas un proceso de desarrollo exitoso y que tu despacho siga funcionando para hacer a todas las compañías, un mejor competidor.
